採用ツール-2

【非対面の武器!】PDFの会社案内パンフやカタログ

2020.07.29

DX【デジタル・トランスフォーメーション】時代の優れもの、
PDFデータをさらに賢く使いこなす。
営業活動に、採用活動に、広報PRに、
また日常業務の社内文書・帳票に、
その威力は絶大のマルチタスクプレイヤー。

このBlogでは会社案内、パンフレット、カタログ、ホワイトペーパー等、
ビジネス広報ツールの活用にフォーカスし徹底解説します。

1. DX時代の先取り、『非対面の武器!』

DX【デジタル・トランスフォーメーション】がにわかにクローズアップしている昨今、
企業活動や日常の生活においても、デジタル、デジタルと環境が変わろうとしています。

テレワーク、在宅勤務でクラウド化が促進され、それに伴い社内書類・帳票類もデジタル化に加え、
“デジタルハンコ”によるオンライン決済も進みました。
さらに会議やミーティングはWeb会議、営業パーソンはリモート商談をはじめ、
提案書・企画書などのドキュメントもデジタル書類、採用の企業説明会・面接までもオンラインでやってしまう始末。

揶揄されてきた日本企業の生産性の悪さも、これでかなり改善されていくのでは?と言えます。

このような状況下、弊社の事業に直結した会社案内、パンフレット等の広報媒体も、
PDFでの需要は高まっており、印刷部数を抑え、印刷物と同時にPDFも納品、
といった顧客も散見されるようになりました。

むしろ、そうなればこのDXの時代、
このPDFを営業・採用・広報など事業戦略における、『非対面の武器!』として使わない手はないわけです。
ただしここではその効果的な作り方というより、
様々な媒体やドキュメントの使い方、運用方法、使うシチュエーション、
さらにそれらをいかに上手に組合せ、活用するか、
このあたりにスポットを当て、解説していきたいと思いますが、
これが様々なビジネスシーンにおいて、実は絶大なる効果を発揮するんですねェ〜。

2. どう使うかPDF?

ではそのPDF、『非対面の武器!』として、
これをどのように実現し、活用するかということを、これから縷々語っていきたいと思います。

その前にPDFの基本用途を整理しておきたいと思います。
それはおおよそ以下の5つの要件に集約されます。

  1. ダウンロードでPC・SP・タブレットで閲覧
  2. ダウンロードでプリントアウト
  3. ユーザーの資料請求用(カタログ・ホワイトペーパー)
  4. 印刷データとして使う
  5. Web等の別媒体で二次利用する

ここではこれらのPDF基本用途の詳細についての言及は割愛しますが、
これらの要素が、このBlogの本題の一歩進んだ『非対面の武器!』を実現していくこととなります。

しかしながら次項でも触れますが、
この感染症の影響下とは言え、全てが非対面でビジネスが成立するわけではありません。
また全てがPDF等のデジタルツールでカバーできるわけではありません。
大事なのは非対面、対面での使い分けであり、
いずれか一方に集中しすぎることはバランスを欠き、成果につながらないリスクもありえます。
企業によって、製品やサービスによって、
また市場やターゲットとなる顧客やユーザーの属性によって、やはり見極めが大事でしょう。

3. 対面・アナログとの使い分けの大事

前項の流れから、全てを非対面、デジタルPDFで完結させようとするのは、
無理があることはおわかりと思います。これを日常のケースで説明します。

例えば、企業が数億単位の機械・設備を投資する際、候補業者との商談は、
やはり当初より対面商談の必要性が高まります。
この場合、公式な会社案内や製品カタログ、必要に応じてホワイトペーパーの出番となるでしょう。

また富裕資産家への不動産売買交渉となれば、リアル対面を希望することは少なくなく、
商談にはアナログな広報・営業ツールが必須です。

少々くどくなってますが、営業パーソン、ビジネスパーソンは、
これら両者の使い分けが大事たる所以です。

4. 『非対面の武器!』としてのビジネス広報ツール

ではこの辺で当Blogの本題に入っていきたいと思います。

このBlogでは弊社の守備範囲の内、広報媒体、ビジネスツールに絞って、
いかに『非対面の武器!』化するか?
それは以下のビジネスシーンでの活用が挙げられます。

  1. 営業活動でPDF|セールスパーソン・ビジネスパーソンの営業ツールとその使い方
  2. 採用活動でPDF|採用担当者・HRパーソンの採用媒体・ツールとその使い方
  3. 広報PRでPDF|広報パーソンの広報ツールとその使い方

さらにこれらの媒体やツールは、オンラインの雄、Webサイトとの親和性が高いため、
両者の関連付けやコラボレーションのあり方にも言及していきたいと思います。

では次項から、上記1〜3の順で詳説していきます。

5. 営業活動でPDF

1)営業パーソン『非対面の武器!』

営業パーソン、ビジネスパーソンのツールと言えば、代表格が会社案内。
それに製品やサービスのパンフレット、商品カタログ、リーフレットがあります。
さらにあまりオモテ立って多用されることは無いが、
一定以上の高度な情報やデータ、一般公開には馴染まない専門情報・データなど、
ユーザー認証でWebからダウンロードさせる「ホワイトペーパー」があります。
これは営業パーソンが専門資料として対面商談に活用することもあります。

本来これらの4つ媒体はそれぞれ似て非なるもの。
実はそれぞれの存在意義、役割、使い方は異なります。
その要件を充しながら、それぞれの媒体・ツールをPDFにした使い方・運用を解説していきます。

ではまず会社案内から。

2)会社案内

京都駅ビル開発株式会社様|会社案内実績です。広報メディアとして弊社にて制作に携わりました。

何と言っても企業間取引の初対面を飾る媒体の代表格です。
ただここの本題たるPDFの活用は大きく2つの方法です。
その一つはWebダウンロード、二つ目はWeb反響や紹介など何らかの問合せからの対応です。

ではまず前者です。
オウンドメディアのコーポレートサイトにダウンロードコンテンツとしてPDFを仕込んでおき、
これを対象のBtoBユーザーにダウンロードさせるものですが、
ここで必ずやっていただきたいのが認証です。
自由にダウンロードではなく、やはりユーザーにダウンロードさせる以上は、
ユーザー所属の企業情報、身分を申告させることを条件とします。

それによりリード情報を獲得し、MA(マーケティング・オートメーション)の分析、
リードナーチャリング(見込み客育成)に活用するものです。
まさに営業活動のDX化、オンライン化の渦中とも言えるプロセスですね。

また一方、任意のWebダウンロードではなく、
Web反響や紹介により以降の打合せ・商談をオンラインで行う場合、
打合せ・商談の日程が決定した際、ユーザーに事前にPDFダウンロードアドレスを送って、
事前に閲覧してもらうことが、以降の打合せ・商談が非常にスムーズになります。

一歩進んで
このBlog記事の主旨とは少々外れますが、
何と言っても、会社案内はやはりコーポレートブランドを発信する企業の公式媒体であるため、冊子本体活用がその存在価値を最も発揮します。
会社案内本体自体をオンライン商談日前に事前配布しておくとが、さらに効果的なことはいうまでもありません。
現物を送る意義はユーザーへの強い意思の表明になり、届いた現物を手にするユーザーは、その本気度も受けることになります。
手許でページをめくり、紙の質感や加工、発色などのアナログ感は、PDFやデジタルマターでは味わえないブランドイメージという無形資産を創出します。
まさに「デジタルとアナログの使い分け」の例と言えます。

3)パンフレット・カタログ

オフィス設計・什器家具メーカーの株式会社パレス様、製品カタログ、弊社の制作実績です。

これは会社案内と同様、やはりPDFをオウンドメディアにダウンロード用として仕込んでおき、
ユーザー認証の下、ダウンロード権限を付与します。

このパンフレットやカタログは会社案内と異なり、
製品・商品・サービスの実務資料、実践情報ですので、
無形資産という情緒的なものではなく、実務担当者が求める有用性が重要なため、
むしろユーザーが購買を検討している場合、
製品やサービスについてスピーディに情報入手することが優先です。
従って、PDF化しユーザーにダウンロードさせることが、非常に適していると言えます。

4)ホワイトペーパー

弊社の「ホワイトペーパーの作成方法 」を提供するPDF版ホワイトペーパー。パンフレット専科でダウンロードサービスを行なっています。

このホワイトペーパーは、前述までの会社案内やパンフレット・カタログとの比較で、
最もデジタル化のディープな申し子のような存在です。
つまり営業活動におけるPDFとしては、ビジネスツールとして、ネイティブに適したドキュメントと言えます。
会社案内、パンフレット・カタログ、さらにWebサイトまでは社内で常備しても、
ホワイトペーパー まで備える、という企業は実はそんなに多くは無いと思います。

その存在の本質は、Webやパンフレットなどで情報提供、データ開示するには馴染まない、
未公開の高度な専門情報やデータをPDFデジタルドキュメントで提供するものです。
コーポレートサイトやホワイトペーパー専門サイトを通じてダウンロードさせることで、
質の高い、意識の高いユーザーとの出会いを巧みに創出する媒介になると言えるでしょう。

現状で導入のない企業、もっと言えば、製造業、ICT企業、商社等をはじめ、
様々な業種の企業でその有用性を理解していただければ幸いです。

5)資料請求

これは媒体ではありませんが、請求してダウンロードさせる媒体は、
パンフレットやカタログはじめホワイトペーパー、或いは手作り資料などです。
コーポレートサイトや専門サイト、特設LPなどでユーザー情報を登録させ、
それを条件にそれぞれの媒体をダウンロードさせるものです。
つまり前述までの各項目の媒体ダウンロードとさほど変わりはありません。
ただ、資料を提供する企業側で任意に設定された媒体やドキュメントを提供するもので、
やはり提供側はユーザーにとって有益な情報を提供する替わりに、
顧客情報を入手することで、リードづくりに活かす施策です。
これもやはりMAツールとの連動で、非接触、非対面での営業活動のあり方ですね。

6. 採用活動でPDF

採用・人事パーソン『非対面の武器!』

マンション大規模修繕会社「株式会社レインボウ」様の採用パンフレットです。工事・施工現場に携わる社員方々にご登場いただき、グラフィック処理をしたデザインです。

さて、採用ツールと言えば、何と言っても、
採用サイト、採用パンフレット、入社案内、採用動画、企業説明会ブースの演出ツール….
就中、DX時代の主役は採用サイト、採用動画ですね!

ただここでの主題はPDFですので、対象となるのは採用パンフレット、入社案内のPDF化。

この使い方にもコツがあります。

特に感染症下では、企業説明会や面接がやりにくく、オンライン開催に切り替える企業が多く、
合同説明会やインターンなど以ての外!
ただインターンは、中には対面、オフラインで決行する企業もあるようです。

ちょっとだけ統計を示しますが、
企業説明会、面接まで全てオンラインで行なう予定、或いは行なった企業は合わせて70%程度。
そのコメントとして、通常よりも多くの学生に会え、むしろいい効果があった、とのこと。

一方就活生は、オンラインだけでなく、志望する企業に出向いて、肌でその雰囲気を感じたい、
また実際に採用担当や社員に会って社風を知りたい、
という健気な学生が70%にも及ぶとか。

何と!このギャップは!
企業側と学生側にこんなに大きな意識のズレが発生しています。

さらに学生は、企業の情報がかなり不足している、とも言っており、
このような中で、採用パンフレットや入社案内のPDF活用は、
採用サイトやコーポレートサイトからダウンロードして、PCやスマホのローカルで、
常に手許で閲覧でき、プリントアウトして常にチェックを可能とします。

この場合、さらに印刷製本では限界のあるパンフレットの紙面構成に加え、
募集要項、企業情報、事業内容、さらに撮影した未使用写真のフォト集…..など、
それぞれPDFにして公開しておけば、ワンストップの【企業情報+採用情報】の、一丁出来上がり!

まさに非対面、優れモノの武器ですね。

一歩進んで
このコラムも「対面・アナログとの使い分け」に少し触れます。
やはり何と言っても採用パンフレット、入社案内はやはりアナログの良さを発揮する紙媒体。
PDFと合わせて使いたいのが、採用パンフレット本体の冊子。
先ほどの統計にもあるように、学生は志望企業の情報に飢えています。
それなのにオンライン説明会は、企業側の効果実感と感染防止の側面からも普及は進んでいる。
そこで弊社が企業に提案しているのが、オンライン企業説明会・面接の日程前に、エントリーした学生や企業説明会参加を申し出た学生に、公式に印刷した採用パンフレットや入社案内を事前送付しておくこと。
これにより、学生はせめてもの企業とオフラインで繋がれる機会となります。
単に情報だけでは無い、紙の手触り、風合いなど、自宅に届くと間違いなくウレシイはず!
その場合、上記言及の会社案内と同梱で送ると一層効果的でしょう。

7. Web集客でPDF

集客プロモーション『非対面の武器!』

ここではわかりやすく、単純化した方法でご紹介します。

結論から言いますと、オウンドメディアの1ページとしてこのPDFをサイト上にアップします。
当然URLを振り、メタ情報をきちんと記述しておけば、HTMLでは無いが立派なWebコンテンツです。
つまりサイト内コンテンツとしてリンクされたり別ページへリンクしたりもできます。
まあ、広義のランディングページ(LP)とも言えるものです。

これを利用して、言わば安直に商用に活かそう!というもの。

例えば、
新製品の紹介、キャンペーン案内、イベント案内等、サイト定番情報にはなり得ないが、
期間が限定しているプロモーションやスポットの販売対策として打って付けです。
そのネタ元はリーフレットやチラシの印刷データPDF!
これを前述の要領でサイト公開すると、TOPページや各ページ、
また他のオウンドメディア、自社のBlogやSNSのアーンドメディアからもリンクして送客できるようにしておけば、BtoB、BtoCのいずれも結構な集客力になり得ます。

ただここには問合せ、申し込み用のフォーム設置ができないため、
本サイトのフォームページへリンク遷移させれば十分です。

さらに別のすごい効果も期待できます。
何と、サイト公開したPDF、Googleクロールの対象にもなりますので、
うまくいけば検索上位表示!も夢ではありません。

このように簡単にスピーディに運用でき、大変な機動力を発揮でき、
何かと優れた機能が、集客対策にも活かせます。

8. 広報PRでPDF

1)広報パーソン『非対面の武器!』

企業の「重要なお知らせ」

ここでは「非対面の武器!」というPDFの存在と言うより、
Webサイトを介してPDFが使われる頻度が高く、
広報パーソンとしては、切っても切れない武器!とでも言えるかもしれません。

民間企業の場合、コーポレートサイトなどにおいて、定番情報、固定情報以外の流動情報、TOPIC、
また「重要なお知らせ」など平常時に無い情報発信、イレギュラーなお知らせについて、あえてPDFで発信することが多くあります。
この傾向は官公庁は一層強く、民間企業よりもこの辺の情報発信には非常に慎重で、定番情報以外の広報活動の情報はほとんどPDFです。

このように、サイト定番情報との区別をつける、
或いは定番の標準情報としては馴染まない情報やデータをあえてPDFでクローズな扱いとします。
これは非対面の武器!というよりむしろ閲覧ユーザに対し、特殊性、非日常性などイレギュラーなイメージを与え、
一方である意味、万人ユーザーへの公開というより、半秘匿性や未公開性を保ち、必要なユーザーだけに入手させる。
とは言っても閲覧を制限しているわけではありません。
このようなPDFの存在・用途は、PDFならではと言えます。

上場企業のIR情報

上場企業では四半期ベースの決算短信、IR情報、アニュアルレポート、CSRパンフレットのPDFで、ダウンロードでの閲覧を促すもので、時事刻々と変化していくデータ・情報のため、それらを全てWebの定番蓄積とするのではなく、
最新のみPDFで公開し、過去はアーカイブ、もしくは削除することで運用するものです。
またサイト上でデータや情報を全てを丸出し?にしてさらけ出すものでもなく、
PDFで半クローズにすることは合理性があります。

2)印刷入稿データにできる優れモノ

このPDFデータは印刷用データとして使えます!
社内の各部署で作成している印刷物を取りまとめる広報部をはじめ、
総務部も対象になるかもしれませんが、非対面の武器!と言えます。
これが凄いのは、これまで印刷専用のAdobe Illustrator、Indesignなどのプロ仕様アプリケーションでなくても、Microsoft OfficeのWord、Excel、PPTなど、皆さんが普段お使いのオフィスソフトをPDFに変換し、印刷屋さんにそのPDFデータを持ち込むと、CTP印刷機で出力ができ、4色刷りの本格印刷ができてしまいます。
昨今ネット印刷などでは、PDFデータをFTPを使ってアップロードし、印刷屋さんに引き渡すと、
要望の印刷物を納品まで対応してくれ、一切を非対面の中で完結できるという、
オンライン、非接触の全てを備える非対面の権化とも言え、
ここでもPDFはまさにDXの優れモノと言える所以です。

9. 実はデメリットもある

PDFをPCやスマホ・タブレットで手軽に、しかも様々なドキュメント形式のPDF版を、マルチデバイスで閲覧できる、
非常に高い利便性はこの記事で縷々語ってきたことですが、実は一方でデメリットが無いわけではありません。
例えばWebからダウンロードして、任意でプリントアウトし、複数ページを針留め(ステープル)し、
綴じた製本形式にして保管、或いは第三者への配布用として活用するとします。

確かに本質はその綴じた製本姿ではなく、その中身たるコンテンツのクオリティが重要と。
実はおっしゃる通りなのですが、意外とビジネス社会では、そのオモテ向きの体裁で公式か半公式、
或いは非公式ドキュメントはなかなかその存在を認知されない、という傾向は一部で残っています。

やはりこのPDFドキュメントは、その真意は別として、
非公式感、手作り感、軽薄感、安上げ感、粗悪感、低品質感…..
残念ながらこれらのイメージは否めない、というのが実情な側面もあります。

同じ情報構成、表現方法である専門の印刷会社で印刷・加工・製本され、
プロによって本格的に仕上げられた製品パンフレットはどうでしょう?
前述のPDFドキュメントとの比較で、両者のコンテンツが同じとした場合、
やはり残念ながら、後者の公式製品パンフレットに一般ユーザーは、そのオフィシャル性を求めてしまいます。

そういう意味で、大事なのは、この両者の遣い分け、
取り急ぎオンラインでPDFを送付、またはユーザーにダウンロードさせ、
対面の段階でPDFの元になる公式のパンフレット・カタログを使う。
或いは公式パンフレットに添付して、個別資料としてPDFをプリントアウト、乃至はPDFデータで引き渡す、というTPOによる対応をしたいものです。